La suite Microsoft Office nous accompagne depuis longtemps. La plupart des utilisateurs l’utilisent ou l’ont utilisé à un moment ou à un autre sur leur ordinateur. Au fil du temps, elle a évolué et s’est adaptée aux nouvelles technologies et aux besoins des consommateurs. C’est pourquoi Microsoft a créé la version Outlook 365.
Qu’est-ce que Microsoft Outlook 365 ?
Il s’agit d’une solution logicielle en tant que service, sous forme d’outils qui vous permettent de créer et de partager des documents Office de base tels que Word, Excel ou PowerPoint, et d’accéder au courrier électronique, entre autres fonctionnalités.
Les principales applications proposées par la suite Microsoft Outlook 365 sont les suivantes :
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Access
- Exchange
- Yammer
- SharePoint
- Outlook
- OneDrive
- Teams
- Online
En quoi Microsoft Outlook 365 peut avantager votre entreprise ?
- L’évolutivité
Microsoft Outlook 365 vous donne la possibilité de faire évoluer votre entreprise rapidement, car l’outil peut se développer en fonction des besoins de votre entreprise. La même suite bureautique donne aux entreprises la possibilité de mélanger les applications pour créer une solution personnalisée pour chaque utilisateur ou service. Grâce à l’évolutivité, les employés de l’entreprise peuvent continuer à travailler avec les mêmes outils au fur et à mesure que l’entreprise se développe, sans passer à un nouveau système ou s’adapter à de nouveaux mécanismes.
- La collaboration entre employés est facilitée
Dans votre entreprise, des équipes travaillent ensemble sur des tâches, des documents ou des présentations ? Dans ce cas, vous trouverez certainement les fonctions de collaboration de Microsoft Outlook 365 très utiles.
Grâce au contrôle des versions, les employés peuvent travailler sur le même document simultanément au lieu de disposer de plusieurs copies distinctes. Le système se chargera de combiner les modifications apportées par plusieurs utilisateurs en un seul document final. Le contrôle de version vous permet également de revenir à une version antérieure d’un document.
En outre, grâce à la vidéoconférence, aux calendriers partagés et au chat offerts par l’outil lui-même, les membres de l’équipe seront toujours synchronisés et pourront communiquer à tout moment depuis la plateforme.
- Travailler où que ce soit, à partir de n’importe quel appareil, où que ce soit.
L’un des principaux avantages d’Office 365 est la possibilité de travailler depuis n’importe quel lieu, à condition de disposer d’une connexion Internet.
Comme il est entièrement mis en œuvre dans le cloud, vous pouvez accéder aux courriels, aux fichiers et à tous les programmes Office à partir de n’importe quel endroit ou appareil disposant d’un accès à Internet. Ainsi, le travailleur peut créer, modifier et partager son travail depuis son PC, son Mac ou son appareil iOS, Android ou Windows avec n’importe qui en temps réel.
Cet avantage est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs sites, des employés éloignés ou qui voyagent fréquemment.
- Mises à jour automatique
Microsoft 365, étant un outil SaaS (Service as a Software), sera toujours mis à jour, vous aurez donc accès aux dernières versions sans frais supplémentaires. L’époque des mises à jour ou des correctifs logiciels est révolue. Microsoft ajoute continuellement de nouvelles fonctionnalités et capacités, et vous y aurez accès dès qu’elles seront mises à jour.
Les problèmes de compatibilité disparaissent également avec la nouvelle suite bureautique, puisque tous les utilisateurs utiliseront la même version.
- Réduire les dépenses d’investissement
Microsoft Outlook 365 est un service par abonnement mensuel ou annuel par utilisateur.
De cette façon, l’entreprise élimine les coûts initiaux importants liés à l’achat de nouveaux logiciels, puisque vous louez au lieu d’acheter.
Les plans mensuels sont très utiles du point de vue de la trésorerie. Vous avez la liberté d’activer et de désactiver les licences sur une base mensuelle en fonction de vos besoins à un moment donné. Veuillez consulter la section des tarifs pour plus d’informations à ce propos.
- Installation sur un maximum de 5 appareils par utilisateur
Aujourd’hui, il est très courant qu’un même utilisateur travaille avec plusieurs appareils : ordinateur de bureau, ordinateur à domicile, ordinateur portable, tablette, smartphone.
Microsoft Outlook 365 vous permet d’installer une licence d’utilisateur sur cinq appareils différents, toujours liés au même compte d’utilisateur.
Fonctions de sécurité avancées
Une idée fausse très répandue sur le cloud, c’est qu’il ne serait pas sûr. Or, Microsoft Office 365 dispose de nombreuses fonctions de sécurité intégrées pour assurer la sécurité des données de votre entreprise. Par exemple, le cryptage des messages, qui vous permet d’envoyer des messages électroniques cryptés, empêchant toute personne autre que le destinataire de lire le contenu de votre message.
– Gestion des appareils mobiles : cette fonction permet de sécuriser et de gérer Microsoft Outlook 365 sur les appareils mobiles des employés afin de protéger les informations privées de l’entreprise. Vous pouvez créer et gérer les politiques de sécurité des appareils, effacer à distance un appareil et afficher des rapports détaillés.
– Analyse avancée des menaces : Microsoft Advanced Threat Analytics utilise l’analyse et l’apprentissage automatique pour détecter immédiatement les activités suspectes. Il est également doté d’une intelligence intégrée qui lui permet d’apprendre, d’analyser et d’identifier les utilisateurs ou les appareils normaux et suspects.
Dans le cadre de cette fonction, les courriels sont analysés, et surtout les pièces jointes. Lorsque celles-ci arrivent sur votre réseau et que le logiciel détecte quoi que ce soit de douteux, il empêche la pièce jointe malveillante d’entrer. Le destinataire recevra un message d’information l’avertissant qu’un logiciel malveillant a été détecté dans un courriel particulier et que le courriel original a été supprimé ou envoyé en quarantaine.
– Prévention de la perte de données : cette fonction surveille les courriels et empêche les informations confidentielles de quitter l’entreprise. Lorsqu’elle est activée, les courriels entrants et sortants d’une organisation sont analysés, en vue de rechercher des informations sensibles telles que des cartes de crédit.
